Odprawa uczestnika w biurze zawodów może odbywać się na kilka sposobów:

 - ręczne wyszukanie uczestnika w systemie i zaznaczenie obecności,
- wyszukanie wydrukowanej karty uczestnika i zaznaczenie na wydrukowanej liście uczestników, 
- zeskanowanie kodu uczestnika otrzymanego podczas rejestracji. 

System umożliwia weryfikację tego, czy zostały wydane wszystkie gadżety ze sklepu zamówione przez uczestnika podczas rejestracji.

Zespół systemu Ecros może być obecny w biurze zawodów, pomóc w jego organizacji oraz nadzorować na miejscu pracę systemu.